Datenschutzhinweis MS Teams

Bitte nehmen Sie nur an unserem Online Meeting teil, wenn Sie diese Einwilligungserklärung ab-geben möchten: Mit Teilnahme am Microsoft Teams Meeting willige ich in die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten für die Zwecke des Onlinemeetings – auch durch die Microsoft Corporation in den USA – ein.

Meine Einwilligung bezieht sich auf die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA. Die Microsoft Corporation hat ihren Sitz in den USA. Dort besteht kein den EU-Standards vergleichbares Datenschutzniveau. Auch sonstige ausreichende Garantien für eine Datenübermittlung fehlen. Daher besteht die Gefahr, dass insbesondere öffentliche Stellen auf personenbezogene Daten zugreifen, ohne dass ausreichende Informations- und Rechtsschutzmöglichkeiten bestehen.

Diese Einwilligung erfolgt freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich. Durch die Nichterteilung der Einwilligung entstehen Ihnen keine Nachteile. Ohne diese Einwilligung können wir Teams jedoch nicht gemeinsam mit Ihnen nutzen. Für den Widerruf genügt eine einfache Mitteilung an uns.

Datenschutzhinweise

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der von uns eingesetzten technischen Lösung für Online-Meetings und die Ihnen nach den datenschutz-rechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte:

Allgemeines, Datenschutzrisiken

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, kann aber unter bestimmten Umständen auch separat davon als Clouddienst genutzt werden. Die Datenverarbeitung anlässlich der Nutzung dieses Tools findet technisch bei Microsoft auf den von Microsoft betriebenen Servern statt. Wir haben mit Microsoft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen und ergänzend die sogenannten EU-Standarddatenschutzklauseln vereinbart. Microsoft garantiert uns einen Server Standort für die verarbeiteten Daten in Europa. Indes ist nicht auszuschließen, dass die Daten auch in andere Länder, insbesondere die USA übermittelt werden bzw. von dort aus Zugriffsmöglichkeiten, z.B. durch dort ansässige Microsoft-Gesellschaften, bestehen. Microsoft schließt insoweit zwar mit involvierten Unterauftragsverarbeitern Verträge, die ein angemessenes Datenschutzniveau garantieren sollen, behält allerdings andererseits vor, Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Zudem hat der EuGH Zweifel an der Belastbarkeit der vereinbarten Standarddatenschutzklauseln mit Micro-soft anlässlich der in den USA bestehenden Rechtslage und den dortigen Zugriffsmöglichkeiten amerikanischer Behörden geäußert. Daher besteht im Rahmen der Datenverarbeitung durch Microsoft ein Datenschutz-Risiko.

Art und Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur im für die Durchführung des Online-Meetings erforderlichen Umfang. Dies dient unserem gemeinsamen Interesse an einer guten Kommunikation mit Ihnen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), kann aber im Einzelfall auch erforderlich zur Erbringung unserer Leistungen im Rahmen eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages sein (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Soweit Informationen von unseren Mitarbeitern verarbeitet werden, ist dies ergänzend auf § 26 BDSG gestützt, da diese Datenverarbeitung i.d.R. für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Ergänzend wird die notwendigerweise mit USA-Bezug erfolgende Datenverarbeitung im Rahmen von Teams auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO gestützt.

Anlässlich Ihrer Teilnahme an unserem Online-Meeting erhalten und nutzen wir Ihre Angaben zur Teilnahme am Meeting. Dies sind i.d.R. Name, E-Mail-Adresse, ggf. Kennung, optional Profilbild und weitere Kommunikationsdaten. Soweit Sie weitere Informationen im Rahmen von Chatfunktionen u.a. teilen, werden auch diese verarbeitet und können in einem Chatverlauf gespeichert werden, soweit wir dies als erforderlich für Zwecke der Dokumentation erachten.

Verarbeitet werden ferner die allgemeinen Daten zum jeweiligen Meeting. Diese können das Thema, eine Sitzungsnummer, Angaben zur Dauer des Meetings, IP-Adressen der beteiligten Anschlüsse, ggf. für die Verbindung genutzte Telefonnummern und für die Konnektivität zwingend übermittelte weitere Informationen zur genutzten Hardware (z.B. Mikrofon und Kamera, Browser) enthalten.

Nur, wenn Sie ausdrücklich zustimmen, können wir auch Aufzeichnungen fertigen. Im Regelfall soll dies jedoch vermieden werden. Eine laufende Aufzeichnung wird Ihnen zudem immer auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Sie bestimmen selbst über Stummschaltung Ihres Mikrofons bzw. Abschaltung Ihrer Kamera. Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die iTerra energy solutions GmbH, Gottfried-Arnold-Str. 1A, 35398 Gießen.

Speicherdauer, Datensparsamkeit

Die Inhaltsdaten des Online-Meetings werden nur von uns gespeichert, wenn eine Aufnahme gefertigt wird (s.o.). Sonst speichern wir über den nach technischen Gesichtspunkten erforderlichen Zeitraum hinaus keine personenbezogenen Daten in diesem Tool.

Wenn Sie selbst bei einem Diensteanbieter als Nutzer angemeldet sind, können auf dieser Grundlage jedoch auch weitergehende Daten zu Ihrer Person im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme am Online-Meeting vom jeweiligen Anbieter gespeichert werden. Dies und die Speicherdauer richtet sich dann nach Ihrem Nutzungsverhältnis mit dem Anbieter und liegt in der alleinigen Verantwortung des Anbieters.

Wir stellen sicher, dass mögliche, aber nicht erforderliche weitergehende Datenverarbeitungen, z.B. Überwachungsmöglichkeiten (sog. „Aufmerksamkeitsassistent“), die ein Videokonferenztool ggf. bietet, standardmäßig deaktiviert sind.

Empfänger und Weitergabe von Daten, Drittland

Wir werden Ihre Daten nicht an Dritte übermitteln, soweit nicht bereits eine Übermittlung Bestandteil des Online-Meetings ist. Informationen aus dem Online-Meeting werden zwangsläufig unter den jeweiligen Teilnehmern des Meetings übermittelt. Es ist ferner technisch zwingend erforderlich, dass der Infrastrukturanbieter (s.o.) Kenntnis Daten des Online-Meetings erlangt; insoweit ist dies für die technische Durchführung erforderlich und bestehen jedenfalls auch faktische Zugriffsmöglichkeiten. Die Zulässigkeit des Zugriffs wird dabei durch den mit uns geschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung beschränkt, unterliegt aber den oben dargestellten Risiken.

Weitere Informationen und Rechte

Alle weiteren Informationen und Hinweise zu Ihren Datenschutzrechten finden Sie auf unserer Website unter „Datenschutzerklärung“.

Die Datenschutzinformationen von Microsoft finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement.